Čas - náš najcennejší zdroj.

Určite ste už počuli rôzne povery či príslovia, kde sa spomína, že čas je najcennejší zdroj nášho života, ktorý by sme si mali vážiť. Jediný, vlastný a plnohodnotný kapitál každého jedného z nás, ktorý sa nedá zastaviť. Môžeme si ho len rozumne naplánovať tak aby sme si stihli spraviť svoje pracovné povinnosti, povenovať sa rodine, stihnúť stretnutia s priateľmi, zábavu či športové aktivity. V nasledujúcich riadkoch sa vám pokúsim popísať základné teoretické ako aj praktické možnosti ako si ho môžete rozumne naplánovať tak aby ste stíhali všetko, čo potrebujete.

Osobne sa musím priznať, že tiež mám s načasovaním niekedy problém. Naplánovať ho tak aby bol vlk sýty, ako aj koza celá, je niekedy dosť náročné, ale so správnym postupom a plánovaním, ktorého sa budete striktne držať, je úspech time managementu zaručený.

Na plánovanie a organizáciu času nám slúži celý rad pomôcok, metód a postupov. Podľa určitých teórií je čas nekonečný. Čas je unikátny zdroj, pretože je nenávratný. Ak ho premrháme, nikdy ho nebudeme môcť nahradiť. Času má každý rovnaké množstvo a to 24 hodín, sedem dní v týždni, 365 dní v roku. Ide len o to, kto a ako vie efektívne tento čas využiť.

Umenie time managementu a efektívneho organizovania času je skryté hlavne v správnom určení si cieľov a priorít. Často sa klamlivo domnievame, že je to iba schopnosť zvládať pracovné povinnosti. V skutočnosti time management zahŕňa rovnováhu všetkých aktivít, ktoré sú pre človeka dôležité, avšak v článku sa budeme venovať skôr managementu pracovného času.

Alokácia času manažéra

V súvislosti s rozdelovaním času manažéra existujú dve základné otázky:

• Kam by mal ísť čas manažéra - čomu by sa mal manažér venovať a na čo by ho mal využívať.
• Kam v skutočnosti ide čas manažéra, čomu sa skutočne venuje a na čo ho využíva.

V súvislosti s týmito základnými otázkami je, koľko času majú manažéri venovať a venujú riadeniu jednotlivých funkcií a koľko zo svojho času majú venovať jednotlivým manažérskym funkciám. Závisí to od viacerých faktorov. Predovšetkým od rozsahu právomocí a zodpovednosti manažéra. Umenie spočíva v tom vedieť si určiť a vybrať to, čo je pre úspech spoločnosti najdôležitejšie a čo je rozhodujúcim faktorom úspechu.

Z doterajších analýz a prieskumov vyplýva, že efektívne využívanie času si vyžaduje, aby manažéri mohli rozhodovať a rozhodovali o tom, koľko času a pozornosti budú venovať jednotlivým úkonom a koľko času a pozornosti venujú jednotlivým funkciám manažmentu. Pri riešení rôznych úkonov a plnení si svojich manažérskych povinností stojí pred manažérom celý rad úloh. Mnohé z nich sú urgentné a mnohé zas nie. Ide len o to, ktoré úlohy sú pre manažéra najdôležitejšie.

Kľúčový pojem – priorita

Efektívne využívanie času manažéra si vyžaduje, aby si manažér vedel stanoviť priority. K stanoveniu si svojich priorít platia predovšetkým dve kritéria a to dôležitosť a naliehavosť problému. V zásade platí, že dôležitosť problému má prednosť pred naliehavosťou.

Priorita je hneď vedľa času kľúčovým pojmom teórie a praxe time managementu, ktorej cieľ je konkrétny a merateľný. Priorita musí mať vždy cieľ. Potrebné je hľadať, postupne si nájsť úlohy a priority a im priraďovať strategické ciele, kde na konci dosiahneme finálny cieľ.

Ďalším krokom je podrobné plánovanie si priorít. Cesta človeka sa teda sústreďuje na vyhľadávanie si priorít v oblastiach svojho záujmu ako práca, vzťahy, rodina a pod. Tu sa potom rieši otázka podrobného plánovania akým spôsobom pôjdeme za cieľom. Dobre fungujúce plánovanie je založené na jednoduchých princípoch. Umožňuje analyzovať seba samého, priority, presne si premyslieť ciele, ich vzájomné vzťahy a postup. Napomáha koordinácii jednotlivých činností a umožní ich využiť na viac cieľov a každého naučí ako si dobre rozplánovať čas.

Kam v skutočnosti ide čas manažéra

Ďalšou zásadnou otázkou je, čo skutočne manažér robí, kam vlastne ide jeho čas? Venuje sa skutočne riadeniu, alebo robí veci, ktoré nemusí? Venuje sa prioritným úlohám, alebo robí práce, ktoré sú síce naliehavé, ale ktoré mohol riešiť podriadený pracovník? Má rozbitý, rozkúskovaný čas a nemôže sa sústrediť, lebo je často vyrušovaný?

Poznatky z prieskumov a z praxe nám prezrádzajú, že mnohí manažéri nerobia to, čo by mali robiť. Vykonávajú práce, ktoré by mali robiť ich podriadení alebo iní pracovníci a ich čas je rozkúskovaný a nemajú súvislý čas na sústredenie sa na svoje úlohy.

Ak máte podobný problém, skúste sa zastaviť a spracovať si denný záznam - podrobnú analýzu svojho pracovného dňa. Sami sa zamyslíte nad tým, koľko zbytočných úloh, či úloh, ktoré mohol vyriešiť niekto iný, ste počas dňa uskutočnili. Je to jedna z x foriem, ktorá vám pomôže k lepšiemu manažmentu času pracovného dňa a vlastného hospodárenia s časom. Tento spôsob si následne vyžaduje aj určitý druh plánovania a vytyčovania si cieľov na ďalší príslušný deň.

Po ukončení denného záznamu spotreby času a pred plánovaním ďalšieho dňa si skúste odpovedať na niektoré otázky ako:

1. Zlepšilo vašu efektívnosť stanovenie si denných cieľov a termínov? Prečo? Prečo nie? Ktoré ciele prispeli k plneniu dlhodobých cieľov?
2. Kedy ste začali pracovať na plnení vášho cieľa? Nemohli ste začať skôr?
3. Do akej miery ste splnili jednotlivé ciele?
4. Aký bol najdlhší čas keď ste boli niečím / niekým vyrušovaný? Ktorá časť bola najproduktívnejšia a prečo? Ako by ste mohli aj iné časti dňa využívať tak efektívne?
5. Kto / čo vás najviac vyrušuje? Z akých dôvodov? Ako by to bolo možné minimalizovať?
6. Urobte si zoznam všetkých druhov vyrušovania podľa dôležitosti a uveďte aspoň 5 činností, ktoré by mohol robiť niekto iný, alebo ktoré by ste mohli úplne eliminovať.

Užitočné môže byť aj vypracovanie týždenného plánu. Týždenný plán by mal obsahovať úlohy, ktoré chce manažér v danom týždni splniť, označiť si priority, odhadnúť si potrebný čas na splnenie a určiť deň, kedy sa majú skončiť. Pri zostavovaní týždenného plánu treba vychádzať z cieľov a úloh zas z dlhodobejšieho mesačného, alebo kvartálneho plánu.

Identifikácia zlodejov času

Vedenie si denných či týždenných záznamov spotreby času, následne ich analýza a vyhodnocovanie, by mali manažérovi poskytnúť podrobný prehľad o tom, ako využíva svoj čas. Či ho využíva efektívne alebo či dochádza k jeho plytvaniu a kto sú zlodeji jeho času. Za zlodejov času sa pokladá všetko, čo bráni manažérovi dosahovať ciele. Zlodejov času si musí identifikovať každý sám, pretože u každého manažéra môže mať plytvanie časom iné dôvody. Veď sami uznajte, že pri každom vyrušení z práce človeku trvá nejaký čas, kým sa opäť začne naplno sústrediť a pracovať.

Šéfovia či manažéri veľmi často strácajú čas tým, že mnohé úlohy si plnia radšej sami, lebo sa nechcú spoliehať na svojich podriadených, čo je, žiaľ, niekedy aj moja slabá stránka. Celosvetovou záľubou je „ulietaný“ manažér alebo podnikateľ. Pracuje v strese a potrebuje mať pocit, že pre firmu robí všetko, čo je v jeho možnostiach. Preto rieši aj veci, ktoré by kľudne mohol prenechať podriadeným. Potom mu neostáva čas ani energia hľadieť dopredu, rozmýšľať nad ďalším rozvojom spoločnosti a pod.

V prvom rade treba začať tým, že sa pokúsime odhaliť svojich najväčších zlodejov času a následne ich odstrániť. Kľudne môže ísť aj o:

• Vyrušenie telefónom
• Neočakávaní návštevníci
• Neurčenie si cieľov, priorít, deadlinov
• Trávenie príliš veľa času problémami svojich podriadených
• Príliš detailné riadenie ako napr. stála kontrola či dohľad nad podriadenými
• Vykonávanie aj toho, čo by sa dalo delegovať
• Zadávanie práce skôr, než by bola premyslená. Najskôr si projekt riadne premyslite a vypracujte.
• Zaznamenávanie príliš veľa a príliš komplikovaných záznamov/údajov/reportov. V jednoduchosti je krása. Ľahko zvládnuteľný záznamový systém je základ.
• Vyrušovanie dotazmi či menej dôležitými problémami.
• ....

Zlodejov času môže byť naozaj neúrekom a je len na každom z nás, aby si identifikoval tých svojich, eliminoval ich a správne naplánoval a efektívne využil svoj potrebný čas pre vyriešenie svojich úloh a priorít.

Osobné skúsenosti mi to potvrdzujú. Aj môj problém bol a niekedy aj je v plánovaní svojho času a delegácie práce na podriadených. Keď sa to už ale nakopí vyše hlavy, je to nezvládnuteľné. Treba si povedať STOP. Zastaviť sa, eliminovať všetkých zlodejov času (vypnúť telefón, zatvoriť outlook, neprijímať žiadne otázky od kolegov) a začať sa plne sústrediť na svoje naplánované úlohy a určenie si priorít na najbližšie dni. Musím podotknúť, že niekedy veľmi pomáha prísť v nasledujúci deň skôr do práce, kedy nie ste nikým ani ničím vyrušovaný a kedy je ideálny čas na spracovanie si svojho denného či týždenného záznamu a plánu.

Tiež som ten typ človeka, ktorý si radšej urobí všetko sám, ale pochopil som, že pokiaľ je v spoločnosti všetko správne nastavené, máte šikovných kolegov, ktorým začnete plne dôverovať, nie je dôvod sa obávať im delegovať prácu, ktorú spracujú podľa vašich predstáv, dokonca často aj lepšie. Nemajte obavy delegovať svoju prácu.

Priznávam, že určenie si dôležitosti úloh, stanovenie priorít, podrobné plánovanie činností a postupov, identifikácia a eliminácia zlodejov času, či delegácia práce pomohla aj mne.

Čo myslíte, s koľkými zlodejmi času som sa stretol pri písaní tohto článku? :) Máte nejaké skúsenosti s time managementom? Podeľte sa s nami o svoje skúsenosti ako eliminujete svojich zlodejov času.